Projektowane przepisy ustawy o jawności wynagrodzeń zakładają realizację konsultacji pracodawców z zakładowymi organizacjami związkowymi. Co jednak, jeśli tych organizacji nie ma u dużego pracodawcy?
Opublikowany w pierwszych dniach maja projekt ustawy o jawności wynagrodzeń nie narzuca szczegółowej procedury wyboru przedstawicieli pracowników. Posługuje się formułą, że w razie braku zakładowej organizacji związkowej wspólna ocena wynagrodzeń ma być przeprowadzana w konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy. Oznacza to, że to pracodawca powinien zapewnić transparentny, udokumentowany i możliwy do zweryfikowania sposób ich wyboru.
W praktyce nie rekomendowałbym prostego wskazania przedstawicieli przez pracodawcę. Taki model może być kwestionowany jako pozorny, zwłaszcza jeżeli przedstawiciele mają uczestniczyć w konsultacjach dotyczących luki płacowej, wspólnej oceny wynagrodzeń i działań naprawczych. Bezpieczniejszym rozwiązaniem jest przeprowadzenie wyborów wśród pracowników, nawet jeżeli projekt ustawy nie opisuje technicznie każdego etapu takiej procedury.
Procedura wyboru przedstawicieli
Pracodawca powinien więc przyjąć krótką procedurę wyborczą, np. w formie zarządzenia, regulaminu albo komunikatu wewnętrznego. Procedura powinna określać co najmniej: kto może kandydować, kto ma prawo głosu, ilu przedstawicieli będzie wybranych, jak zgłasza się kandydatów, jak przebiega głosowanie, jak ustala się wynik, na jak długo udzielany jest mandat oraz w jakich sprawach przedstawiciele będą reprezentować pracowników.
Zasadą powinno być zapewnienie wszystkim pracownikom realnej możliwości udziału w wyborach. Dotyczy to również pracowników nieobecnych w zakładzie pracy, pracujących zdalnie, hybrydowo, mobilnie lub zatrudnionych w różnych lokalizacjach. W zależności od organizacji wybory mogą odbyć się tradycyjnie, elektronicznie albo w trybie mieszanym. Kluczowe jest jednak to, aby pracodawca mógł później wykazać, że informacja o wyborach została skutecznie przekazana załodze, a sam proces nie faworyzował określonych osób.
Dobrą praktyką będzie umożliwienie zgłaszania kandydatur przez samych pracowników, a nie tylko przez kadrę zarządzającą lub dział HR. Kandydat powinien wyrazić zgodę na kandydowanie. Warto również przewidzieć minimalny termin na zgłaszanie kandydatur oraz termin na zapoznanie się przez pracowników z listą kandydatów przed głosowaniem.
Samo głosowanie powinno być możliwie proste, ale rzetelnie udokumentowane. Pracodawca powinien sporządzić protokół z wyborów, zawierający datę głosowania, liczbę uprawnionych pracowników, liczbę oddanych głosów, liczbę głosów na poszczególnych kandydatów oraz wskazanie osób wybranych. Przy głosowaniu elektronicznym warto zadbać o możliwość potwierdzenia wyników oraz ochronę poufności głosów.
Liczba przedstawicieli
Ważne jest także określenie liczby przedstawicieli. Projekt nie przesądza tej kwestii, dlatego należy przyjąć rozwiązanie adekwatne do wielkości i struktury przedsiębiorstwa. W małej firmie wystarczający może być jeden przedstawiciel, ale w większej organizacji bezpieczniejsze będzie wybranie kilku osób, zwłaszcza jeżeli zakład obejmuje różne działy, lokalizacje lub grupy pracowników. Pozwala to ograniczyć zarzut, że konsultacje prowadzone były z osobą, która w praktyce nie reprezentowała zróżnicowanej struktury zatrudnienia.
Mandat przedstawicieli powinien być wyraźnie opisany. Można wskazać, że są oni uprawnieni do udziału w konsultacjach dotyczących obowiązków wynikających z przepisów o równości i przejrzystości wynagrodzeń, w szczególności wspólnej oceny wynagrodzeń, analizy luki płacowej oraz konsultowania działań naprawczych. Warto jednocześnie zastrzec, że wykonywanie tej funkcji nie daje przedstawicielom prawa dostępu do indywidualnych danych płacowych w zakresie szerszym niż konieczny i zgodny z przepisami o ochronie danych osobowych.
Ochrona danych osobowych
Należy też pamiętać o ochronie danych. Przedstawiciele pracowników mogą mieć styczność z informacjami wrażliwymi z punktu widzenia organizacji, w tym z danymi dotyczącymi wynagrodzeń, kategorii pracowników i luki płacowej. Pracodawca powinien więc zadbać o odpowiednie upoważnienia, pouczenia o poufności oraz takie przygotowanie materiałów do konsultacji, aby nie ujawniać danych osobowych konkretnych pracowników, jeżeli nie jest to konieczne.
W praktyce minimalny, bzpieczny model działania może wyglądać następująco: pracodawca ogłasza wybory, przyjmuje zgłoszenia kandydatów, przeprowadza głosowanie wśród pracowników, sporządza protokół, informuje załogę o wyniku i przechowuje dokumentację wyborczą. Dopiero tak wyłonieni przedstawiciele powinni uczestniczyć w konsultacjach dotyczących wspólnej oceny wynagrodzeń. Taki sposób działania lepiej realizuje cel projektowanej ustawy niż arbitralne wskazanie przedstawicieli przez pracodawcę.
Dla pracodawców bez organizacji związkowych wybór przedstawicieli pracowników będzie więc jednym z pierwszych praktycznych kroków przygotowawczych. Warto przeprowadzić go zanim pojawi się obowiązek wspólnej oceny wynagrodzeń, a nie dopiero w momencie sporu, kontroli lub konieczności pilnego raportowania. Prawidłowo udokumentowany wybór przedstawicieli może mieć istotne znaczenie dowodowe, jeżeli pracodawca będzie musiał wykazać, że konsultacje zostały przeprowadzone rzeczywiście, a nie jedynie formalnie.
